Hoy quiero desvelarte 📣el método que usamos en Consultora Agroalimentaria del Sur para implantar un sistema certificable con #IFS o #BRC desde 0 en una industria alimentaria. 🍽️
Si quieres hacerlo tú, es fundamental que cuentes con un plan detallado para asegurarte la obtención de la certificación deseada. Te comparto el nuestro y puedes clonarlo si quieres.😜
Este método ha surgido de nuestra experiencia de más de 10 años y adaptando a nuestro trabajo algunas técnicas de productividad y gestión de proyectos reconocidos como lean service, las 5s o Agile, así conseguimos sistematizar la creación e implantación de sistemas de seguridad alimentaria #IFS #BRC con nuestro método:
El MÉTODO “LANZADOR”
Que está dividido en dos partes diferenciadas.
En la primera parte, “LANZA”, establecemos las bases que necesitamos como los cimientos del trabajo posterior.
Una vez “lanzado”, procederemos a la creación de nuestro sistema de seguridad alimentaria con sus controles en cada sección, que nos permiten avanzar sobre la base de un trabajo bien hecho.
El sistema quedará preparado para seguir mejorando indefinidamente, girando con la “RUEDA”.
Te explico con detalle el método para que lo uses en tu implantación.
1 PARTE, “LANZA”:
En esta primera parte del método se identifican las necesidades de mejora de la empresa y el alcance del futuro sistema, la legislación aplicable y las guías del sector. Se realiza la planificación de la implantación y se prepara la base de los documentos, plantillas a utilizar y un primer boceto de listado de documentación. Lo haremos en tres fases,
Fase de ubicación:
Se trata de saber en qué punto está la empresa, el alcance y el estado de las instalaciones para partir de ahí en nuestro trabajo.
1º.- hacemos una recopilación general de legislación, guías del sector y se revisan los estándares a certificar y los requisitos que le aplican a la empresa.
2º.- hacemos una primera auditoría para establecer el nivel de cumplimiento de las instalaciones según los estándares. Con nuestro informe de no conformidades ya tendremos una idea de nuestro plan de mejora de instalaciones y si es posible llevar a cabo las mejoras mínimas para poder conseguir el certificado. (Las siguientes mejoras estarán ahí en nuestro plan a la espera de poder hacerse en cuanto los recursos lo permitan).
3º.- hacemos un primer boceto de listado de documentación sobre el que iremos trabajando.
Fase de planificación:
En esta fase trabajamos sobre el calendario real y determinamos un plan de trabajo anual o del tiempo máximo del que podamos contar. (time blocking+time boxing). Hay que recordar que la auditoría tendrá que ser en un momento del año en el que haya producción de todas las líneas de producción. Y recuerda que elegir Organismo de Control con al menos 3 meses de antelación. Si no, tendrás dificultades para encontrar auditor en el momento que te convenga a ti.
Incluímos la planificación de auditorías, reuniones, revisiones, validaciones del sistema, etc… Igualmente tendremos que decidir qué formación hay que incluir en el plan de trabajo y cómo se distribuirá en el tiempo. Lo mismo pasará con los análisis; habrá que establecer la frecuencia de analíticas obligatorias según la actividad de la empresa y fechas límites.
Fase de preparación:
Prepararemos el material necesario para poder trabajar; modelos de documentos, formatos de comunicación, hojas de trabajo, codificación de los documentos, actas, etc,… para dejarlo todo listo para el comienzo del trabajo de realización.
2 PARTE, “RUEDA”:
Ahora empezamos a crear e implantar el sistema para que ruede. Trabajamos sección a sección en el sistema, realizando cada fase para cada sección del sistema. Así avanzaremos sobre una base sólida.
Fase de realización:
En esta fase vemos, sección a sección el contenido de un sistema de seguridad alimentaria completo y utilizamos las herramientas y modelos que tenemos preparados y conseguir el sistema completo.
Fase de control:
Conforme vayamos trabajando cada sección, toca diseñar la forma en la que se controlará. Realizaremos los registros con los que trabajarán en tu empresa. En esta fase es importante la personalización de los registros dependiendo de la empresa. Esta es una de las bases de productividad más importante. Cuanto mejor hagamos el diseño esta parte, mejor funcionará el sistema en tu empresa.
Fase de evaluación:
Aquí van incluidas las auditorías que hemos planificado en la parte de lanzamiento. Al igual que una evaluación de los requisitos específicos de los diferentes estándares de cada sección. Trabajaremos por secciones para que el trabajo sea más específico por temáticas y más ágil.
Esta parte del método de la rueda, seguirá funcionando con el tiempo, incluso después de terminar el método, ya que la mejora continua es parte intrínseca de los sistemas de seguridad alimentaria, y la manera de conseguirlo es repetir sistemáticamente la realización-control-evaluación.
Las técnicas para crear e implantar el sistema permiten que se utilice cualquier tipo de herramienta, ya que se trata de establecer el fundamento del sistema sobre el que trabajar. De tal modo, si en la empresa existe por ejemplo un programa de trazabilidad, se podrá utilizar con este método o cualquier otra herramienta informática.
Si quieres implantar tu sistema de seguridad alimentaria nuevo desde cero, para conseguir tus certificados #IFS o #BRC, puedes apañarte solo o contar con nuestra Mentoria desde donde te acompañaremos, revisaremos tu avance y te ayudaremos con plantillas que nosotras mismas utilizamos.
Para entrar en la Mentoría de Calidad, debes ser miembro de la Comunidad de Profesionales de la Seguridad Alimentaria.
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